※こちらの文章は、東京都行政書士会品川支部の支部通信用に書いたものです。

個人事業主、中小企業の方にも通ずるところはありますので、こちらにも掲載します。

【マイナンバー制度とは】

マイナンバー制度とは「社会保障・税番号制度」のことです。マイナンバーは住民票を持つすべての国民に対して12ケタの番号で付与されます。マイナンバーは2015年10月以降に通知され、主に社会保障・税・災害対策の分野で2016年1月から利用されます。

マイナンバー制度の目的は、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する点にあります。

なお、法人には法人番号が付与されます。

【マイナンバーに関する注意点】

マイナンバーに関して注意すべき点としては、①取得②利用・提供③保管・廃棄④安全管理措置があります。

まず①取得について。個人事業主の行政書士であっても、従業員(パート・アルバイトを含む)を雇用していれば、マイナンバーの取得が必要になります。マイナンバーの取得は法律で定められた手続に使用する場合のみ可能で、それ以外の目的(顧客管理など)で取得することはできません。また、マイナンバー取得の際にはあらかじめ利用目的を特定して通知又は公表することが必要です。さらに、なりすまし防止のため、本人確認を行う必要があります。その際にはマイナンバーの番号確認と身元の確認を行ってください。

次に②利用・提供について。事業者は法律で定められた手続に使用する場合を除き、仮に社員や顧客などの同意があったとしても、マイナンバーを利用・提供することはできません。

続いて③保管・廃棄について。マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管することができます(雇用契約などの継続的な関係がある場合、法令で一定期間保存が義務付けられている場合など)。必要がなくなったら速やかにマイナンバーを廃棄又は削除してください。廃棄する際にはシュレッダーを用いるなど、復元できないような方法を用いてください。

最後に④安全管理措置について。マイナンバー法ではマイナンバーを扱う事業者に個人情報保護法よりも厳しい保護措置を求めています。そのため、これまで情報漏えい対策を行っている事業者でも再度マイナンバーを含む個人情報の取扱いについて検討する必要があります。

なお、マイナンバーを取り扱う業務を外部に委託している場合は、委託先に対して情報漏えいがないように監督する必要があります。

【マイナンバー制度と行政書士】

2016年から始まるマイナンバー制度は主に社会保障・税・災害対策の分野で利用されるものであり、現時点では直接的に行政書士業務に関わるものではありません(法律の専門家たる行政書士としてマイナンバー法が要請するマイナンバーの取扱い・対応を事業者にコンサルティングすることなどはできますが)。

ただし、マイナンバー制度は将来的に利用範囲を拡大することが予定されており、行政に対する申請等で行政書士業務と関わり合いが強くなることが予想されます(例えば行政書士の業務である自動車保有関係手続に関してマイナンバーの利用が検討されています)。

また、マイナンバー制度の目的と行政書士制度の目的(「行政に関する手続の円滑な実施に寄与し、あわせて、国民の利便に資することを目的とする」(行政書士法第1条))は似ております。

行政書士としてマイナンバー制度を理解することは重要といえるでしょう。